A ver gente, está claro que nos vino grande a todos, pero no por no saber como hacerlo.
Ya que todos opinamos y podemos aportar ideas y mejoras, aporto las mías, que con lo que me ha tocado vivir se bastante de lo bueno y lo malo para un evento.
Lo primero es que hay que cerrar una cifra de gasto, importante, que en su mayoría son costes fijos. Esta cifra hay que pagarla si o si por contrato y la incertidumbre era enorme y angustiosa, ya que con los que se apuntaron y pagaron (muchos menos de los que decían venir) nos faltaba por cubrir más del 50% (varios miles de €...)
El evento se cerró para 200 asistentes, ya que como digo hay gastos fijos que no podíamos garantizar cubrir por la POCA SERIEDAD A LA HORA DE APUNTARSE Y PAGAR POR ADELANTADO, desde aquí vienen realmente los problemas nuestros, o te tiras a la piscina y asumes el riesgo de perder 6.000€ de tu bolsillo o rezas para que venga la gente y estiras lo contratado.... o bien, se anula y fuera... pero claro ¿cuando o cómo lo anulas?
Lo del precio por persona depende del nº de asistentes y el compromiso de los mismos, si garantiza cubrir el evento, se podría haber puesto una entrada simbólica para las visitas, cosa que no pudimos hacer aunque nos hubiera gustado.
Hubo apuntados que no vinieron, vinieron más de los apuntados a la lista, con lo cual, hubo que reorganizar el hotel y creo que salvo 5 personas todos se alojaron a base de tiempo y llamadas esa misma tarde... Como no se sabía quién venía y quién no, la entrada se hizo mucho más complicada y lenta.
Lo mismo para la organización de la foto, si no sabemos quién viene y qué coche trae, es complicado organizar el aparcamiento.
Lo mismo para las aceleraciones y slalom.
Los cronos era algo opcional y la mayoría no lo quería si era de pago, logicamente una empresa no lo hace gratis y no se contrataron.
Se aseguró el evento por un riesgo de 300.000€, el riesgo de no llevar casco lo debe asumir cada uno y en el slalom que se diseñó dudo que se superara los 20Km/h
Quedan muchas cosas y detalles.
Asumimos la parte que nos toque, pero la formalidad a la hora de comprometerse a venir y pagar, es vital para un evento en el que hay costes (y beneficio CERO) y esa ha sido escasa. A los que cumplieron esa premisa indispensable para poder organizar bien, os lo agradecemos infinito. A los que vinieron aunque sin avisar, ayudaron mucho económicamente porque no llegábamos a cubrir solo con los apuntados... eternamente agradecidos. Al resto pues como hay collejas para todos, una gran colleja porque supone que las previsiones se hicieron con datos no reales finalmente, eso también afecta al resultado del evento...
No hace falta que nadie se justifique, cada uno sabemos qué hemos hecho, lo que hemos hecho bien, mal y regular, lo que es cierto es que el comportamiento y compromiso individual afecta a todos y al evento en general.
"Recuerdos" desde aquí al vocal y a la secretaria suplente del aeródromo y darles las gracias por su "amabilidad" y estropearnos la noche, que hasta ese momento iba bastante bien todo y la pudieron liar parda con esa absurda y desmesurada decisión...
Dar las gracias a la empresa organizadora, con el recorte de gasto y la incertidumbre de cobro, no es nada facil organizar nada.
Ellos ya saben los fallos y lo mejorable que ha podido ser, pero se lo han currado tirando de la familia, amigos, etc.
En fin, después de todo, yo estoy tranquilo porque he trabajado duro y he hecho todo lo que ha estado en mi mano por sacar el evento adelante.
Admito todas las críticas, con respeto eso sí, y procurad miraros el ombligo antes de opinar
esto no era un concierto al que se asiste sin más, requería el compromiso de un nº de personas mínimo y previo, que no ha habido... sin eso ya empezamos mal.
Un abrazo a todos.